(目的)

第1条　この規程は、別に定めるもののほか、公文書の作成、分類、保存及び廃棄に関する基準その他公文書の管理に関し必要な事項を定めることにより、福岡地区水道企業団(以下「企業団」という。)が保有する公文書の適正な管理を図り、もって事務の適正かつ効率的な遂行に資することを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において公文書とは、企業団の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、職員が組織的に用いるものとして、企業団が保有しているものをいう。ただし、官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるものを除く。

(公文書取扱いの原則)

第3条　公文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱うとともに、常に整理してその所在及び処理状況を明らかにし、適正に管理しなければならない。

(公文書の作成)

第4条　事案の処理に係る意思決定及び報告は、公文書を作成することにより行わなければならない。ただし、次に掲げる場合はこの限りでない。

(公文書の区分)

第5条　公文書の区分は、次のとおりとし、その意義は、当該各号に定めるところによる。

(管理組織)

第6条　総務課長は、企業団における公文書の管理に関する事務を統括する。

(文書主任等)

第7条　総務課に統括文書主任を置き、総務係長をもって充てる。

(総務課長の権限)

第8条　総務課長は、第6条第1項の規定に基づき、必要があると認めるときは、次の各号に掲げる措置をとることができる。

(文書管理者等の職務)

第9条　文書管理者は当該課における公文書事務の円滑かつ適正な処理に努めるとともに、当該課の文書主任及び文書副主任に対し、必要な指示をするものとする。

(各課に備える帳簿)

第10条　各課は、次に掲げる帳簿を備え付ける。

(総務課等に備える帳簿)

第11条　総務課に次に掲げる帳簿を備え付ける。

(帳簿の作成)

第12条　第10条及び前条で規定する帳簿は、会計年度により作成しなければならない。ただし、暦年により作成する必要があるものについては、この限りでない。

(到達した文書の取扱い)

第13条　企業団に到達した文書(各課に直接到達したものを除く。)は、総務課において受け付け、文書の封筒等に受付印(様式第8号)を押さなければならない。ただし、次の各号に掲げる文書については、受付印の押印を省略することができる。

(文書の配布)

第14条　前条第1項の規定により受け付けた文書は、当該文書の主管課に配布しなければならない。この場合において、前条第2項各号に掲げる文書については、主管課の文書主任の受領印を徴して配布しなければならない。

(文書の受領)

第15条　各課の文書主任は、各日1回、総務課長が定めるところにより文書を受領しなければならない。

(収受)

第16条　文書主任は、前条の規定により文書を受領した場合若しくは文書が直接各課に到達した場合、又は電子メール(インターネット等のネットワークを利用して送信及び受信の用に供される電磁的記録をいう。以下同じ。)を受信した場合において職務上必要と認めるときは、公文書収受発送簿に記帳しなければならない。この場合において、第13条第2項各号に掲げる文書がある場合は、併せて当該各号に定める処理をしなければならない。

(収受した公文書の処理)

第17条　収受した公文書(以下「収受文書」という。)は、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(他の課に関係ある収受文書)

第18条　文書主任は、収受文書が2以上の課に関係あるときは、文書にあっては写しの配布又は電磁的記録に変換したものの送信、電磁的記録にあっては電子メールによる送信により、これを関係課に通知しなければならない。

(起案)

第19条　起案は、起案用紙(様式第10号)を用い、次の各号に定めるところにより行わなければならない。

(作成要領及び公文例)

第20条　公文書は、次の各号に定めるところにより、努めて平易簡明に作成しなければならない。

(決裁)

第21条　決裁を要する公文書は、上司の承認を受けた後、決裁権者又は専決権者の決裁を受けなければならない。

(合議等)

第22条　2以上の部又は課に関係ある事項については、関係の深い部又は課から順次合議しなければならない。

(代決等)

第23条　福岡地区水道企業団事務分掌規程(昭和48年福企管理規程第8号)の規定により代決を行う場合は、当該押印欄に「代」と朱書し、代決する者が押印しなければならない。この場合において、決裁権者又は専決権者が復帰したときは、速やかに報告し、又は供覧しなければならない。

(決裁を経た起案文書の取扱い)

第24条　起案文書の決裁が完了したときは、決裁年月日を起案用紙等に記入し、次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(文書記号及び文書番号)

第25条　文書記号は、別表第1のとおりとする。ただし、許可、認可又は証明等の業務を行う場合においては、当該業務を所管する課の文書管理者がその取扱いを明らかにしたうえで独自の記号を定めることができる。

(浄書)

第26条　浄書を要する公文書については、起案者が浄書したものを決裁を経た起案文書と照合しなければならない。

(発信者名義等)

第27条　公文書の発信者名義は、企業長その他法令により権限を有する者(権限の委任を受けている者を含む。)の職氏名とする。

(公印及び契印)

第28条　施行する公文書への公印の押印は、次に掲げるものについて行うものとする。

(発送等)

第29条　対外文書の伝達は、原則として発送によるものとし、各課において行う。

(機密等を要する公文書)

第30条　公文書のうちその内容が機密に属するもの又は親展の取扱いを必要とするものの施行は、文書の発送又は手渡しによらなければならない。

(施行後の取扱い)

第31条　起案文書の施行が終わったときは、施行年月日を起案用紙等に記入しなければならない。

(文書分類表による整理)

第32条　公文書は別に定める文書分類表に基づき整理しなければならない。

(完結日)

第33条　公文書が完結する日(以下「完結日」という。)は、次の各号に掲げる公文書の区分に応じ、当該各号に定める日とする。

(完結時の処理)

第34条　決裁を行った公文書が完結したときは、次の各号に定めるところにより処理をしなければならない。

(公文書管理台帳)

第35条　文書管理者は、完結した公文書(以下「完結文書」という。)について、完結年度の翌年度(暦年により編さんした公文書については完結年の翌年)の7月末までに、完結年度、保存期間、文書分類表毎に整理を行った公文書管理台帳を作成し、備え置かなければならない。

(未処理文書の確認及び整理保管)

第36条　文書主任は、その属する課における未処理である文書等の有無について随時確認し、適切な処理がなされるよう担当者に必要な指示を行わなければならない。

(保存)

第37条　文書管理者は、公文書を第32条から第36条の規定により整理した後、専用の場所において適正に保存しなければならない。

(電磁的記録の保存及び管理)

第38条　完結文書(電磁的記録に限る。)は、文書管理者が、次の各号に定めるところにより、適正に保存し、及び管理しなければならない。

(災害時に対する措置)

第39条　文書管理者は公文書のうち重要なものについては、災害時に対する措置を講じておかなければならない。

(完結文書の総務課長への移管)

第40条　文書管理者は、保存文書が永年である公文書のうち完結後30年を経過したもの(次に掲げるものを除く。)及び保存期間が満了したもので歴史的又は文化的価値があると認められるものについては、総務課長と協議のうえ、総務課長へ移管するものとする。

(閲覧及び貸出し)

第41条　第37条の規定により保存する文書(以下「保存文書」という。)のうち、他課が管理する保存文書の閲覧又は貸出しを受けようとするときは、文書閲覧・貸出申出書(様式第12号)により、当該文書を管理する文書管理者に申請しなければならない。

(保存期間の延長)

第42条　文書管理者は、次の各号に掲げる公文書については、その保存期間が満了した日後においても、それぞれ当該各号に定める期間が満了する日までの間、保存期間を延長するものとする。

(書庫の管理)

第43条　書庫は、文書管理者が管理し、整理整とんに努めなければならない。

(マイクロフィルムによる保存)

第44条　公文書のうち総務課長が適当と認めるものについては、その公文書をマイクロフィルムにして保存することができる。

(紛失等)

第45条　保存文書を紛失し、破損し、又は汚損したときは、当該職員が所属する課の文書管理者は、その属する部の部長に報告するとともに、総務課長に始末書を提出しなければならない。

(廃棄)

第46条　保存期間が満了した公文書は、次の各号のいずれかに該当するものを除き、文書管理者による決定に基づいて、廃棄しなければならない。

(永年文書の廃棄)

第47条　文書管理者は、保存期間が永年である公文書(保存を開始した日から10年を経過していないものを除く。)について、廃棄しなければならない特別な事由が生じたときは、これを廃棄することができる。

(廃棄時の注意事項)

第48条　個人情報若しくは機密情報が記録されている公文書又は印影その他悪用のおそれがあると認められるものは、その部分を裁断し、焼却し又は消去する等適切な処理をしなければならない。

(議案等の取扱い)

第49条　議案、議会提出文書、専決処分書、条例、規則、管理規程、訓令、告示及び公告の起案その他の取扱いについてはこの章に定めるもののほか、第3章から前章までに定めるところによる。

(起案等)

第50条　次の各号に掲げる案の起案は、起案用紙(様式第11号)を用いることとし、起案したときは、当該各号に定めるところにより総務課へ送付し、審査を受けなければならない。

(決裁後の取扱い)

第51条　議案、議会提出文書(総務課長が指定するものに限る。次条第1項第1号において同じ。)、専決処分書、規則、管理規程、訓令、告示及び公告の決裁が完了したときは、起案者は、直ちにその起案文書を総務課に送付しなければならない。

(総務課における処理)

第52条　前条の規定より総務課へ送付された起案文書については、総務課において次の各号に定めるところにより処理しなければならない。

(公文例)

第53条　条例、規則、管理規程、訓令、公告、議会提出議案の公文例については別表第3による。

(委任)

第54条　この規程の施行に関し必要な事項は、総務課長が定める。